Als ich vor über 5 Jahren bei der Urben AG mit eingestiegen bin, musste ich feststellen, dass unser damalgies Auftragswesen zu 100% analog war. Das hatte die folgenden Schwachpunkte zur Folge.
Zuerst aber ganz kurz den Prozess erläutern:
- Auftrag kommt via Telefon herein.
- Auftrag wird handschriftlich auf einem vorgedruckten Zettel geschrieben.
- Planung des Termins wird in einer physischen Agenda gemacht.
- Lieferscheine (oder andere Dokumente) von Ersatzteilen werden dem Auftrag angetuckert
- Im Büro gibt es verschiedene Fächer für die unterschiedlichen Statuse eines Auftrags:
- Auftrag muss geplant werden
- Wartet auf Ersatzteile
- Auftrag ist abgeschlossen und wartet auf die Verrechnung
- Wenn alles fertig ist, wird die Rechnung geschrieben und der Auftrag wird in einem Ordner abgelegt.
- Dank zuverlässigen Kunden müssen praktisch keine Rechnungen gemahnt werden, und falls doch… merken tun wir es eh kaum, weil das alles manuell nachgeprüft werden müsste.
Probleme vom analogen Auftragswesen
Dieser Prozess hat an allen Ecken und Enden geschwächelt:
- Ein Zahlungsabgleich war nur sehr aufwändig möglich -> wurde daher kaum gemacht. Wieviel Geld durch die Lappen ging, will ich gar nicht wissen. Aber falls man es gemacht hätte, muss jemand alle Bankeingänge durchgehen, die entsprechenden Rechnungen abhaken und dann die offenen Mahnen.
- Wenn nur eine Person im Büro die Aufträge plant, dann ist die Planung noch möglich, doch spätestens, wenn ich zwischendurch das Büro gehütet habe, und Kunden anriefen und fragen, was mit Auftrag XY los ist, kam ich ins Rudern. Mit Glück war der Zettel irgendwo auffindbar und es befanden sich nützliche Notizen drauf. Sehr oft jedoch konnte ich schlicht nicht Auskunft geben.
- Änderungen in der Planung führten oftmals zu Verwirrung, da sich Tinte auf Papier nicht so elegant löschen lässt.
- Transparenz war kaum vorhanden und Informationen konnten lediglich vom Planer gegeben werden. Fiel dieser spontan aus, führte dies unweigerlich zum Chaos.
- Planung war aufwändig, da keine Übersicht vorhanden war: Nimmt mit steigender Mitarbeiterzahl rasend schnell zu.
Das digitale Auftragswesen – Kein Hexenwerk
Die Urben AG ist ein Mini-KMU. Die Lösung musste schlank und bezahlbar sein. Wir wollten keine gigantische allumfassende Software, die tagelange Schulung braucht und alles und nichts macht.
So haben wir uns für zwei Tools entschieden und eingeführt:
Am Prozess hat sich noch nicht viel geändert:
- Auftrag kommt via Telefon (neu auch E-mail oder Direktbuchung)
- Auftrag wird in MFR erfasst und geplant
- Änderungen am Status, Fotos und erledigte Arbeiten werden allesamt in MFR erfasst
- Wenn alles fertig ist, werden die Rechnungen via Bexio geschrieben (müssen aktuell noch manuell von MFR nach Bexio kopiert werden)
- Bexio kümmert sich automatisch um Mahnungen, wir verlieren hier nichts mehr
Schlank und flexibel für kleine Firmen
Auch in diesem Prozess hat es immer noch manuelle Schritte drin. Die Prozessdigitalisierung soll jedoch immer dem Prinzip der Verhältnismässigkeit folgen. Ja, es wäre durchaus möglich gewesen, beide Tools mittels Schnittstellen zu verbinden, aber es war schlicht nicht verhältnismässig.
Unterdessen bietet MFR entsprechende Möglichkeiten an, aber ob es deswegen verhältnismässig ist? Denn Bexio ist sehr gut in die Schweizer Banken integriert und erledigt auch gleich unsere Buchhaltung und von daher werden wir nichts überstürzen.
Ich persönlich bin sowieso ein Fan von kleinen spezialisierten Tools, die etwas gut machen und mit anderen Anwendungen sprechen können.
Fazit
Wenn ich zwischendurch mal das Büro hüte und Telefone entgegennehme, dann kann ich nahtlos da weitermachen, wo die andere Person am Tag zuvor aufgehört hat.
Hast du Prozesse, welche noch analog sind? Oder die kompliziert sind? Allenfalls lohnt es sich, diese mal zu überdenken.
